Mengelola Penjadwalan Melalui Star Office

Salah satu parameter sukses atau tidaknya sebuah kegiatan adalah baik tidaknya
mengatur penjadwalan. Penjadwalan yang baik terhadap suatu kegiatan memungkinkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara terarah dan terencana. Nah, pada pembahasan kali ini kita akan membahas bagaimana mengatur jadwal pada perangkat lunak Star Office. Star Office menyediakan dua fasilitas penjadwalan yakni penjadwalan kejadian atau event dan penjadwalan tugas atau task. Mengelola Kejadian Kegiatan pengelolaan kejadian dilakukan dengan memasukkan kejadian beserta karakteristik yang mengikutinya. Karakteristik itu berupa bagaimana pengguna diingatkan apakah perlu mempergunakan suara. Kemudian bagaimana prioritas kegiatan tersebut. Siapa saja yang akan menjadi partner, atau kapan waktunya pengguna akan diingatkan, dan beberapa karakteristik lainnya. Berikut tahapan-tahapan selengkapnya.

1. Klik pada [Explorer]>[Task & Event]>[Event]. Atau pada desktop dengan melakukan klik ganda pada gambar berlabel Events. Lihat

2. Tentukan tanggal kejadian pada kalender yang terletak dibagian kanan. Kemudian bubuhkan tema kejadian, klik ganda pada area waktu. Area waktu akan memberikan ruang untuk memberi nama sebuah kegiatan. Jika sudah klik disembarang area.

3. Secara default skala waktu yang dipergunakan adalah per jam. Jika ingin mengubahnya, klik kiri pada area waktu. Akan tampil sebuah konteks menu. Klik
[Time Scale] lalu pilih salah
satu dari nilai satuan waktu.

4. Tambahkan bentuk kejadian yang akan diatur melalui kotak Details. Di dalamnya tercakup beberpa criteria yakni, Content, Details, Reminder, Reccurence, Participants. Jika tabel Details belum diaktifkan, aktifkan melalui menu [View]> [Details].

5. Berikan penjelasan mengenai bentuk kegiatan pada sub Content didalam kotak Description. Bentuk kegiatan ini berfungsi untuk menjelaskan jenis kegiatan apa yang akan dilakukan. Pengguna dapat pula memberikan referensi,
seperti URL atau bookmark, pada kotak Reference jika diperlukan.

6. Jika kita memerlukan set waktu yang lebih presisi, klik sub Details. Set-lah waktu untuk kegiatan yang diperlukan, dimulai dari dan sampai dengan jam berapa. Lokasi dilakukannya kegiatan jangan lupa sertakan pula. Berikutnya
tetapkan hak akses, prioritas kegiatan, dan kategorinya.

7. Untuk memudahkan pemberitahuan, perlu menyertakan elemen tambahan misalnya suara. Klik sub Reminder. Terdapat dua fasilitas yang dapat dipergunakan, yaitu melalui dialog dan e-mail. Jika kita memilih dialog, kita harus
menentukan berapa menit dialog akan ditampilkan sebelum kegiatan terjadi. Untuk lebih memberi sedikit kejutan, tambahkan efek suara.

8. Jika Anda menginginkan beberapa orang rekan Anda diingatkan, pergunakan opsi e-mail. Dua buah informasi yang harus disertakan adalah keterangan mengenai event itu sendiri dan alamat e-mail penerima pesan.

9. Untuk mengulangi proses pengingatan, klik sub Reccurence. Kita dapat memilih kapan waktu pesan itu perlu ditampilkan kembali.

10.Langkah terakhir adalah menyertakan siapa saja yang akan ikut dalam kegiatan tersebut. Klik drop-down menu yang terdapat pada sub Participants, pilih salah satunya. Jika orang yang Anda maksud tidak tersedia, Anda dapat memasukannya melalui Address Book. Mengelola Tugas Berbeda dengan pengelolaan kejadian, pada pengelolaan tugas, Star Office hanya menyertakan beberapa informasi saja dari pengelolaan kejadian di samping beberapa informasi tambahan. Informasi tambahan tersebut adalah hal yang berkaitan dengan prosentase penyelesaian suatu tugas. Berikut langkah-langkahnya.

1. Seperti pengelola kejadian klik pada fasilitas [Explorer] atau dari desktop, namun kali ini klik perintah berlabel [Tasks].

2. Untuk menambahkan tugas baru. Klik [New task] pada object bar atau jendela task. Akan tampil sebuah kotak tugas. Isikan pada kotak yang aktif tersebut nama tugas yang akan dilakukan. Jika sudah, klik di sembarang area.

3. Sama seperti pada penjadwalan sebuah kegiatan, dalam event pun perlu memasukan penjelasan. Pilih sub Content untuk masukan penjelasan tugas tersebut pada kolom Description.

4. Berikutnya sertakan karakteristik dari tugas tersebut, seperti waktu mulai, waktu selesai, hak akses atas pekerjaan tersebut, dan jangan lupa tetapkan prioritasnya. Prioritas menunjukan posisi tugas tersebut terhadap tugas lainnya.
Untuk melakukannya pilih sub Details.

5. Langkah terakhir adalah memasukan pihak-pihak yang mungkin membantu dalam penyelesaian tugas tersebut. Klik sub Participants, kemudian lanjutkan dengan memilih kolaborator pada dropdown menu. Jika kolaborator belum masuk pada tabel di bawahnya, klik kolom nama. Jika langkah-langkah diatas sudah terpenuhi, kita tinggal menunggu Star Office memberitahu kegiatan atau tugas-tugas apa saja yang harus kita kerjakan.

Semoga bermanfaat.nanti dilanjut lagi pada serba-serbi komputer yang akan datang